24 Diciembre 2020

¿Cómo se Realiza la Coordinación de un Evento Corporativo?

“Un organizador de eventos no improvisa jamás, incluso, planifica aquello que podría ser improvisado.” Anónimo

 

Si tuviéramos que describir todos los deberes que se requieren dominar para ser event planner exitoso, no terminaríamos pronto. Coordinar y producir un evento corporativo requiere de ciertas habilidades como liderazgo, organización y facilidad de relacionarse. Además, es necesario contar con diversos conocimientos y estar en constante actualización.

Una de las claves para hacer un evento corporativo es la coordinación de todas las acciones previas que se deben organizar con tiempo, entre ellas, considerar los posibles riesgos y circunstancias que puedan ocurrir, cualquier retraso o cancelación de última hora.
En este proceso se dan dos tipos de coordinación: La que se realiza antes del evento y la que se lleva a cabo durante el evento.

Coordinación previa

Debe comenzar aproximadamente quince días antes del evento. Realiza reuniones con los proveedores y revisa los contratos, tiempos, montaje, etc. Establece los horarios, tiempos y las personas asignadas de cada área.
Una vez que tengas la información es necesario preparar dos documentos:

  • Call sheet. En el que se recogen las empresas y personas responsables del día del evento con sus números telefónicos.
  • Escaleta para proveedores. Incluye la hora, lugar, medios técnicos, acciones y persona responsable.

Coordinación del día del evento

Gracias a la escaleta, los tiempos del evento están calculados, así como los deberes del personal. Deben seguir al pie de la letra las indicaciones marcadas en el documento. Sin embargo, el organizador debe centrarse en lo siguiente:

  • Mensaje de bienvenida. En algunos eventos se dirige unas palabras de bienvenida, se presenta al festejado y se da un mensaje de aliento. El equipo técnico debe estar listo con los ordenadores, proyectores, sonido y micrófonos.
  • Catering. Todos los invitados deben ser atendidos en mesa y barra.
  • Servicio de valet parking. Ofrece la facilidad de dejar el auto con este servicio y evita que tus invitados se aturdan por encontrar un lugar seguro.

Producir un evento corporativo de cualquier magnitud requiere de un equipo comprometido con su trabajo. Si requieres asesoría, apoyo o trabajar con nosotros, no dudes en escribirnos. Un evento bien organizado es una inversión.
Además, los invitados disfrutarán de una exclusiva experiencia, llena de lujo y sofisticación.

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